En una empresa los colaboradores suelen ver el mismo conjunto de datos en diferentes aplicaciones.
El personal de marketing pueden ver los clientes potenciales en una plataforma de automatización de marketing, mientras que sus representantes de ventas los ven en un CRM (Customer Relationship Management); su equipo de recursos humanos puede rastrear la información de los empleados en un HRIS (Human Resources Information System) mientras que TI la almacena en un ITSM (Information Technology System Management); su equipo de finanzas puede revisar los pedidos de ventas en un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) mientras sus empleados de cara al cliente acceden a ellos en un CRM. Así la lista crece y crece conforme vamos agregando más aplicaciones.
Que los registros aparezcan en todas las aplicaciones es claramente esencial, pero el proceso de volver a ingresar datos en cada una de ellas también puede generar un problema potencial: las discrepancias de datos.
Cuando los mismos registros se ven diferentes en los sistemas, surge una desalineación y fricción entre las funciones del negocio. Se engaña a los equipos y estos toman malas decisiones. Así los informes críticos para el negocio son inexactos. Dadas estas consecuencias, quizás no sorprenda que la mala calidad de los datos le cueste a las organizaciones miles de pesos cada año.
La Sincronización de Datos resuelve perfectamente este problema, ya que garantiza que los datos en sus aplicaciones sean consistentes y precisos, suponiendo que esta trabajando con un sistema origen libre de errores.
Para ayudarlo a comprender completamente la sincronización de datos, continuaremos definiéndola, revisaremos ejemplos comunes, exploraremos sus beneficios y compartiremos cómo se puede implementar.
¿Qué es la sincronización de datos?
Es el proceso continuo de mantener un tipo de registro idéntico entre dos o más sistemas. Esto se puede hacer en tiempo real o por lotes.
Su proceso de sincronización puede funcionar de dos formas:
- Sincronización de datos unidireccional (One-way data sync): cuando los cambios en el sistema de origen provocan cambios en los sistemas posteriores, pero no al revés.
- Sincronización de datos bidireccional (Two-way data sync): cuando los cambios en el sistema de origen o en un sistema descendente provocan cambios en los otros sistemas
Por último, aunque es difícil generalizar, el tipo de datos que se sincronizan normalmente reside en un conjunto de datos maestros. También, los datos maestros, son datos que generalmente cambian con menos frecuencia y que se administran a lo largo de un ciclo de vida.
Nota: La sincronización de datos y la replicación de datos a menudo se tratan incorrectamente como una sola cosa. Sin embargo, a diferencia de la sincronización de datos, la replicación de datos se utiliza a menudo para realizar copias de seguridad de un conjunto de datos completo, con la intención de mantener un alto nivel de disponibilidad de datos.
Sincronizaciones de datos comunes
Ilustraremos los puntos anteriores con algunos ejemplos del mundo real:
1. Sincronizar datos de empleados
El proceso de agregar una nueva contratación a sus sistemas generalmente comienza agregándolos a un HRIS; donde se captura información como el nombre y los apellidos del empleado, su dirección de correo electrónico, cargo y gerente de contratación.
Supongamos que un CRM es una de las aplicaciones posteriores que necesita información de los empleados. Puede crear una sincronización unidireccional donde cada vez que los datos de los empleados cambian en la fuente de datos (su HRIS), los cambios correspondientes tienen lugar en el CRM. O podría darse el caso que se requiera crear una sincronización de datos bidireccional que se comporte como la anterior Y ADEMÁS permita que los cambios en su CRM también conduzcan a los cambios correspondientes en su HRIS.
2. Sincronizar datos de incidentes
Cuando dos empresas tienen un producto que está estrechamente entrelazado, es probable que deseen realizar un seguimiento de los problemas en su respectiva plataforma de gestión de incidentes; De esta manera, los equipos de cada organización pueden controlar cualquier problema y, cuando sea apropiado, trabajar para resolverlo.
Puede crear una sincronización que permita que la herramienta ITSM de cada empresa esté alineada con la otra. Más específicamente, puede crear una sincronización bidireccional en la que cada vez que una empresa crea un incidente en su herramienta, la herramienta de la otra empresa también lo recibe. Esto permite que los dos equipos se coordinen y trabajen para resolver el problema más rápidamente.
3. Sincronizar los datos del cliente
Una vez que se agrega un nuevo cliente y su información a su CRM, es probable que esos datos deban estar disponibles en una variedad de otras aplicaciones. Estos incluyen aplicaciones de gestión de cliente, herramientas de informes y análisis, plataformas de marketing, sistemas financieros, etc.
Aunque a menudo depende de la empresa y la situación, los datos de los clientes suelen ser más adecuados para una sincronización bidireccional. ¿Por qué? Porque existen una variedad de actividades que se realizan en aplicaciones fuera de un CRM las cuales generan información la cual debería ser visible para los que trabajan en su CRM y así evitar problemas con los clientes.
Por ejemplo, un empleado de finanzas puede tener problemas para facturar a un cliente. Al usar una sincronización bidireccional se podría crear un incidente en su sistema ERP (destacando el problema) y hacer que el incidente también se atienda en el CRM. De esta forma, el representante de ventas puede conocer el problema de la facturación y tomar medidas rápidamente.
Beneficios de sincronizar datos
Dados estos casos de uso, entre muchos otros, tal vez no sea una sorpresa que los datos sincronizados brindan una gran cantidad de beneficios a la empresa.
- Se eliminan los silos de datos. Ahora que los empleados pueden acceder a los datos que necesitan en las aplicaciones en las que trabajan, pueden evitar el tedioso proceso de solicitar acceso a ellos, o peor aún, ignorar que los datos existen.
- Se puede evitar una entrada de datos extensa. El proceso de ingresar datos manualmente no solo es desagradable para los empleados. También puede provocar errores humanos que afecten la calidad de los datos, ya sea que eso signifique que los empleados ingresen información incorrecta o se olviden de ingresarla. En respuesta, los empleados se ven obligados a realizar una cantidad sustancial de reelaboración, lo que los aleja de otras tareas críticas para el negocio.
La sincronización de datos garantiza que los empleados no tengan que volver a ingresar datos en las aplicaciones y, al hacerlo, les permite evitar las consecuencias negativas resaltadas anteriormente.
- Se pueden realizar varias operaciones de datos. Estos incluyen crear registros, actualizarlos y eliminarlos.
Al aprovechar una combinación de estas operaciones en sus aplicaciones, sus sincronizaciones de datos pueden generar un valor aún mayor para sus empleados y la empresa.
- Los datos se pueden sincronizar casi en tiempo real. Si bien la sincronización de datos en lotes puede ser suficiente para determinadas situaciones, la sincronización casi en tiempo real suele ser invaluable para ejecutar los procesos comerciales con éxito. Permite que los equipos de ventas y finanzas colaboren de manera más eficaz en la gestión de acuerdos, permite que los qeuipos de soporte al producto y al cliente resuelvan problemas más rápidamente, etc.
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